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Hat der Arbeitgeber zur Bewerbung etwa über ein Inserat in der Zeitung oder bei der Agentur für Arbeit aufgefordert, muss er sämtliche Unterlagen nach Abschluss des erfolglosen Bewerbungsverfahrens auf seine Kosten an den Bewerber zurückschicken. In der Zwischenzeit muss er die Unterlagen sorgfältig aufbewahren. Für Beschädigungen oder Verlust muss der Arbeitgeber haften. Zu den Bewerbungsunterlagen zählen regelmäßig das Bewerbungsanschreiben, der Lebenslauf, Arbeitszeugnisse, Schul- oder Hochschulbescheinigungen, Ausbildungsnachweise, Referenzen usw. Wichtig ist zu beachten, dass im Ausland oft deutlich abweichende Regeln und Gepflogenheiten in Hinblick auf die Gestaltung einer Bewerbung existieren.
Führt die Bewerbung nicht zum gewünschten Erfolg, bestehen für den Adressaten der Bewerbung bestimmte Pflichten, es existiert ein sog. vorvertragliches Schuldverhältnis. So darf der Arbeitgeber dem Bewerber nicht den Eindruck vermitteln, dass der Abschluss eines Vertrages nur noch Formsache sei, wenn dem nicht so ist. Kündigt der Bewerber z.B. seine bisherige Stelle wegen dieser Zusicherung und kommt es dann nicht zu einer Einstellung, kann sich der Arbeitgeber schadensersatzpflichtig machen.
Die Vorstellungskosten muss grundsätzlich der Bewerber tragen. Liegt Arbeitslosigkeit vor oder droht diese können Bewerbungskosten auch durch die Bundesagentur für Arbeit getragen werden (§ 44 SGB III). Hat der Arbeitgeber den Bewerber dagegen zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen, muss der Arbeitgeber die angemessenen Kosten für die An- und Abreise zahlen. Der Arbeitgeber kann allerdings auch in der Einladung darauf hinweisen, dass er diese Kosten nicht tragen wird, und somit eine Kostenerstattung vermeiden. Der Arbeitgeber darf Bewerbungsunterlagen ohne Genehmigung nicht an Dritte weitergeben und er muss diese grundsätzlich an den Bewerber zurücksenden.
Durch das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) ist es notwendig geworden, Bewerbungsunterlagen zumindest so lange (in Kopie) aufzuheben, wie ein Bewerber einen Anspruch wegen einer Diskriminierung stellen kann, regelmäßig also zwei Monate (§ 21 Abs. 5 AGG). Dies dürfte auch nach datenschutzrechtlichen Maßstäben in Ordnung sein (§ 28 Abs. 1 Nr. 2 Bundesdatenschutzgesetz, BDSG), da es hier ein "berechtigtes Interesse" des Arbeitgebers gibt. Die Frist beginnt mit dem Zugang der Absage bei dem abgelehnten Bewerber. Der sachliche Geltungsbereich des AGG umfasst alle Bedingungen, einschließlich Auswahlkriterien und Einstellungsbedingungen, die den Zugang zur selbstständigen und unselbstständigen Erwerbstätigkeit sowie für den beruflichen Aufstieg regeln. Der Diskriminierungsschutz erstreckt sich folglich in den vorvertraglichen Bereich, so dass Bewerbung, Einstellung und Auswahl dem Benachteiligungsverbot unterliegen. Liegt eine Diskriminierung vor, kann der Bewerber einen Anspruch auf Schadensersatz und Schmerzensgeld haben. Wäre der Bewerber auch bei einer benachteiligungsfreien Auswahl nicht eingestellt worden, ist sein Entschädigungsanspruch auf drei Monatsgehälter begrenzt (§ 15 Abs. 2 Satz 2 AGG).
Es ist für den Arbeitgeber sinnvoll, ein Absageschreiben so allgemein wie möglich zu formulieren, um dem abgelehnten Bewerber keinen Anhaltspunkt für eine mögliche Diskriminierung zu bieten. So sollten z.B. nicht detailliert Gründe aufgeführt werden, die zu der Ablehnung geführt haben. Auch bei telefonischen Nachfragen abgelehnter Bewerber sollten möglichst nur allgemeine Gründe für die Ablehnung genannt werden. Ausnahme: Schwerbehinderten Kandidaten, die ihre Schwerbehinderung in ihrer Bewerbung offen gelegt haben, müssen in der Absage die Gründe für die mangelnde Einstellung erläutert werden (§ 81 Abs. 1 Satz 9 SGB IX). Diese Pflicht soll auch dann gelten, wenn keine Schwerbehindertenvertretung im Betrieb existiert.
Nicht richtig formulierte Ablehnungsschreiben oder unvorsichtige Formulierungen in einem Telefongespräch können ein Indiz für eine Benachteiligung liefern. Ist ein solches Indiz von Seiten des Bewerbers bewiesen, muss der Arbeitgeber beweisen, dass tatsächlich kein Verstoß gegen die Bestimmungen zum Schutz vor Benachteiligungen vorgelegen hat (§ 22 AGG). Ungeeignet wäre etwa die Redewendung, dass der Bewerber "trotz guter fachlicher Leistungen" nicht eingestellt werden konnte. Hierdurch gäbe der Arbeitgeber zu erkennen, dass seine Entscheidung nicht auf fachlichen, sondern auf anderen (ggf. unzulässigen) Kriterien beruhte.
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